Les solutions technologiques en général et les logiciels en particulier nous permettent de gérer de manière efficiente des processus métier qui par le passé représentaient un véritable casse-tête. Parmi ces processus, la gestion des notes des frais est l’un des principaux challenges que doit relever la majorité des entreprises au quotidien. Entre l’enregistrement des différentes déclarations et les autorisations en passant par les audits de remboursement, il n’est pas toujours évident de s’en sortir sans encombrement. Dès lors, il possible de faire recours à de nombreuses solutions telles que des fichiers documents manuscrits ou des feuilles de calculs, mais sur le long terme, cela s’avère être fastidieux et surtout contraignant.
Les solutions logicielles de gestion de note de frais se présentent à cet effet comme la solution idéale pour la bonne gestion pérenne de tous les processus liés aux notes de frais dans une entreprise.
C’est quoi une note de frais ?
Pour mieux appréhender cela, il est d’abord important de définir ce qu’est une note de frais.
Une note de frais est tout simplement un document établi par un salarié dans le but de se faire rembourser des dépenses professionnelles qu’il a eu à effectuer dans le cadre de la réalisation de ses fonctions dans l’intérêt de son entreprise ou de son employeur.
De manière générale, les notes de frais peuvent être classées en deux grandes catégories à savoir :
- Les notes de frais kilométriques : cette catégorie de note de frais est essentiellement réservée aux dépenses liées aux déplacements d’un salarié dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. Il est important de noter ici que les déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail ne sont pas pris en considération. Il sera ainsi question pour le salarié d’indiquer son trajet et de fournir dans la mesure du possible des pièces justificatives.
- Les notes de frais classiques : il s’agit ici des autres dépenses différentes de celles liées aux transports. Ce type de frais peut se traduire par des dépenses d’hébergement ou de restauration. Pour cette catégorie, il est plus qu’important pour le salarié de conserver soigneusement les factures de ses différentes dépenses, car elles devront être présentées comme justificatifs.
C’est quoi un logiciel de note de frais ?
Le logiciel de note de frais est donc cette solution informatique qui facilite l’ensemble des démarches lié à la gestion des processus de déclaration, d’autorisation, d’audit et de remboursements.
En effet, cette problématique des notes de frais est d’autant pertinente par le fait que sa gestion est généralement source de nombreux litiges entre les salariés et les employeurs du fait de la complexité et de la rigueur que cela demande. Entre les justificatifs à fournir, la rigueur du personnel en charge des traitements de ces processus et l’impartialité de la loi au travers des institutions telles que l’administration fiscale, il devient alors plus qu’évident de se fournir un logiciel professionnel pour épurer et rendre transparent tous les processus liés à la gestion des notes de frais dans une entreprise.
Les types de fournisseurs présents sur le marché des logiciels de gestion des frais de notes
En général, il existe principalement deux grands types de fournisseur vers qui vous pouvez vous tourner pour avoir un logiciel professionnel efficace. Ainsi, vous pouvez faire recours :
- À des fournisseurs logiciels en tant que services SaaS : ce type de fournisseur propose des solutions pratiques qui ne nécessitent pas souvent une installation particulière. Accessibles, via le Cloud, les solutions de ce type sont directement accessibles en ligne. Elles permettent ainsi d’améliorer la productivité dans la gestion des dépenses en entreprise.
- À des fournisseurs logiciels sous licence : ce type de fournisseurs vous propose des solutions à installer dans votre système. Son déploiement peut dans certains cas, nécessiter l’intervention d’un professionnel. Néanmoins, ces fournisseurs mettent généralement à votre disposition un service d’implémentation et de support.
Quels sont les métiers concernés par ce type de logiciel
Chaque entreprise à une structure propre à son fonctionnement, ses objectifs et son secteur d’activité. Ainsi d’une entreprise à une autre, les logiciels de notes de frais peuvent être un outil stratégique d’assistance pour :
- Le DAF : plus connu en Anglais sous l’appellation de chief financial officer (CFO), le directeur administratif et financier est un acteur important pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Il permet ainsi en collaboration avec l’administration générale d’administrer et de contrôler tout ce qui concerne les flux financiers de l’entreprise.
- Office Manager : l’office Manager est un véritable poste de responsabilité qui vise à coordonner avec une grande autonomie une variété d’activités et d’action stratégique pour l’entreprise. Véritable poumon de l’entreprise, il collabore avec plusieurs autres services et notamment le service financier.
Avantage d’utiliser un logiciel de gestion des notes de frais
Faire recours à un logiciel professionnel spécialisé dans la gestion de notes de frais confère de nombreux avantages parmi lesquels :
- L’amélioration de la productivité des employés : les procédures étant considérablement simplifiés, il devient alors plus facile pour les différents employés de s’épanouir dans l’exercice de leurs fonctions que de se préoccuper des démarches souvent fastidieuses et stressantes que peut engendrer ce type de démarche administrative.
- La fiabilité et l’intégrité des données : La gestion des frais des notes étant sécurisées par l’automatisation des processus, les données sont ainsi consultable à qui de droit en temps voulu.
- Gains en temps : les différents responsables en charge du traitement des frais de notes sont plus efficients au travail et peuvent de ce fait gérer sans encombre d’autres charges liées à leurs fonctions administratives.
- Plus de flexibilité : les employés peuvent en temps réel, envoyer et consulter toute la documentation liée à leur note de frais sans avoir à se déplacer physiquement.
- Meilleur suivi : il est possible pour tous les employés de suivre plus facilement l’évolution du traitement de leurs demandes de remboursement.
- Analyse des données : la plupart des logiciels de note de frais vous donnent la possibilité au travers d’une analyse, d’avoir une vision globale de tout ce qui concerne la gestion des notes de frais d’une entreprise à une période donnée.